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質(zhì)量管理體系文件編寫說明

2023-02-13 14:37閱讀數(shù):2352

一、質(zhì)量管理體系文件主要有五種類型:質(zhì)量方針和目標、質(zhì)量手冊、程序文件、工作文件和質(zhì)量記錄

01


質(zhì)量方針和質(zhì)量目標


質(zhì)量方針是由公司的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。質(zhì)量目標是指在質(zhì)量方面所追求的目的。質(zhì)量方針應與組織的總方針相一致,并為制定質(zhì)量目標提供框架,質(zhì)量目標通常依據(jù)質(zhì)量方針制定,質(zhì)量方針和質(zhì)量目標均應形成文件并頒布實施。

02

質(zhì)量手冊


質(zhì)量手冊是闡明一個公司的質(zhì)量方針,并描述其質(zhì)量管理體系的綱領性文件。質(zhì)量手冊必要覆蓋標準要求,即對每一個條款都作出公司如何遵循的描述。(文中所有依據(jù)、引用標準都必須是國家標準GB/T13391-2000,而不是ISO9000)

03

程序文件


程序文件是指把為完成某項質(zhì)量活動而規(guī)定的順序、內(nèi)容和方法寫成書面材料并正式頒布而形成的文件,是質(zhì)量手冊的支持性文件。一般來說,質(zhì)量手冊對質(zhì)量管理體系的描述是綱領性、原則性的,不涉及工作上的具體細節(jié),而程序文件則要細致得多,是直接針對某個部門的,是各部門質(zhì)量活動的具體要求,不僅要說明應該做什么,還應提出怎樣做,由誰做,如何控制和記錄,產(chǎn)生什么報告或文件等要求。程序文件的內(nèi)容必須同質(zhì)量手冊的規(guī)定要求相一致,同時應簡練、準確,具有很強的可操作性要求。

04

工作文件


工作文件是針對個人或崗位編制最具體的操作性文件,包括作業(yè)指導書、崗位責任書、檢驗指導書等,都是針對操作者或崗位編制的。(1)作業(yè)指導書:是操作工藝規(guī)程的細化,對各道工序各項作業(yè)為操作者提供最詳細的指導。(2)崗位責任書:是闡明各個崗位的目的要求,工作內(nèi)容和范圍,責任和權(quán)力,工作步驟與方法。(3)檢驗指導書:是具體指導檢驗員如何抽樣,如何判定產(chǎn)品的合格與不合格等。

05

質(zhì)量記錄


質(zhì)量記錄是為已完成的活動或達到的結(jié)果,提供客觀證據(jù)的文件。質(zhì)量記錄記載了質(zhì)量管理體系運行過程,便于查找問題的出處及責任者,分析出現(xiàn)問題的原則,為質(zhì)量改進提供基礎數(shù)據(jù)。因此,質(zhì)量記錄是基礎性、鑒證性的質(zhì)量文件,要保證其客觀真實,也要注意及時整理歸檔,便于查閱,并要保留一定時間(至少有3個月以上記錄)。

二、質(zhì)量管理體系文件的層次結(jié)構(gòu)

圖片

質(zhì)量管理體系五個文件的性質(zhì)、使用對象、作用是不同的。第一層次質(zhì)量方針和質(zhì)量目標,是總的方向和目的。第二層次為質(zhì)量手冊,是綱領性文件。第三層是程序文件,是針對各個職能部門的,是質(zhì)量手冊的支持性文件,同時又受到工作文件的支持,起到承上啟下的作用。同時,各部門間的橫向聯(lián)系和接口,主要也是在程序文件中予以規(guī)定。所以,程序文件又具有橫向協(xié)調(diào)的作用。在質(zhì)量管理體系文件中,程序文件編制的工作量較大,也較容易出問題,編得好對提高企業(yè)管理水平作用顯著。第四層次為工作文件,都是對具體工作的指導或規(guī)定。這類文件數(shù)目最多,是最基礎的文件。第五層次為質(zhì)量記錄,是全公司各項質(zhì)量活動的結(jié)果形成質(zhì)量記錄。

、質(zhì)量管理體系文件的編寫總體要求


01

整體性




必須注意所有文件是一個有機整體,應注意整體,不能因為某個局部或部門的優(yōu)化而破壞整體的功能。

02

層次性




各類文件的地位、作用是不同的,處于不同的層次上。每類文件除了重視各層次間的銜接外,主要是解決本層次的問題。比如,質(zhì)量手冊是處于最高層次的綱領性文件,不涉及純技術(shù)性的細節(jié);工作文件則是最基礎的操作性文件,要求對各項作業(yè)給予盡可能詳細的指導,而不需要原則性、概括性的闡述。

03

系統(tǒng)性




質(zhì)量管理體系文件應根據(jù)一個公司實際質(zhì)量管理體系的系統(tǒng)特征,各要素之間相互作用、相互依賴關系來描述該質(zhì)量管理體系和規(guī)范各項質(zhì)量活動。要充分考慮文件本身及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系,各要素、各程序、各活動之間均應有序銜接,相輔相成,不能相互脫節(jié)或相互矛盾。

04

法規(guī)性




質(zhì)量管理體系文件是一個公司實施質(zhì)量管理,開展質(zhì)量保證活動的法規(guī)或行為準則。因此,質(zhì)量管理體系文件要經(jīng)過一定的批準程序,正式頒布實施。對公司內(nèi)部而言,質(zhì)量管理體系文件不是指導性文件,而是必須執(zhí)行的指令性文件。

05

受控性




除了部分贈送給顧客或其他有關單位的質(zhì)量手冊外,各類質(zhì)量管理體系文件均是受控的。就是各類文件的發(fā)放、修改、作廢等均要履行嚴格的手續(xù),保證現(xiàn)場使用的都是現(xiàn)行有效的文件。這一點非常重要,如果文件控制不嚴格,那么文件化的質(zhì)量管理體系很容易流于形式,導致失敗。


四、編寫質(zhì)量管理體系文件的指導思想


01

質(zhì)量第一、顧客至上的思想




質(zhì)量第一、顧客至上,不是空洞的口號,應成為公司服務的宗旨。質(zhì)量管理體系文件中應處處體現(xiàn)這一思想,通過質(zhì)量手冊、工作程序、作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄等,把這一思想落到實處。如果指導思想不端正,僅僅為應付檢查、審核不可能編出好的質(zhì)量管理體系文件的。

02

實用有效的思想




編寫質(zhì)量管理體系文件,不僅要考慮標準要求,更要考慮公司的實際情況,所寫的一定是公司經(jīng)過努力能夠做到和行之有效的。脫離公司實際,隨著唱高調(diào),最后必然無法實施,整個文件系統(tǒng)也就沒有任何價值。

03

不斷改進的思想




質(zhì)量管理體系文件具有相對穩(wěn)定性,但不是一成不變的。隨著公司經(jīng)營外部環(huán)境及內(nèi)部條件的變化,質(zhì)量管理體系文件應有一定的適應能力,因而具有一定的動態(tài)性。處理好穩(wěn)定性和動態(tài)性的關系,保證適宜性,是確保質(zhì)量管理體系有效性的關鍵。例如,質(zhì)量手冊要采用活頁裝訂,制定文件修改程序,注明版本號等,主是為了便于修改。通過定期內(nèi)部審核等,找出現(xiàn)行文件的不足,不斷以體系文件進行改進,保證其先進性和適用性。

04

目的明確




要編好質(zhì)量管理體系文件,一定要有一個明確的目的。目的是在企業(yè)實施標準化和規(guī)范化的管理,提升公司管理水平和能力,從而提高企業(yè)市場競爭力。因此在評審時不僅要看體系文件是否符合標準,更要看文件是否已經(jīng)實施、實施的證據(jù)、實施的效果。只是為“符合”標準而拼湊的東西,是不能產(chǎn)生任何實施價值和用途的。

05

領導重視




既然質(zhì)量管理體系文件的編寫是公司的一項重要的“立法”工作,涉及到公司的方方面面,若沒有主要領導的重視和支持,是肯定做不到的。一定要讓領導認識到,若該項工作流于形式,以后糾正將是十分困難,可以說是后患無窮。因此,主要領導應直接抓該項工作。若領導尚未認識清楚,就不要急著做,一旦做了,事實上就要做好。

06

組織落實




為編寫好質(zhì)量管理體系文件,要有相應的組織。通常建立兩個小組,一個是質(zhì)量管理體系文件編寫領導小組,主要負責編寫原則的確定、編寫人員的選擇,以及質(zhì)量管理體系文件的初審和終審。另一個是質(zhì)量管理體系文件編寫小組,負責具體的文件編寫工作。一般主要由公司質(zhì)量管理部門負責,另外從各個職能部門各抽出一個人員,組成編寫小組。對編寫小組成員要經(jīng)過挑選,要求對工作認真負責,對公司情況熟悉,具有較強的文字能力。

07

資源保證




對于質(zhì)量管理體系文件編寫所需的必要辦公條件要給予保證。包括調(diào)查研究、培訓學習、資料搜集、電腦排印等所需要費用以及時間保證。尤其是各部門抽調(diào)到編寫組的人員,應該在一定時間內(nèi)脫離或半脫離原有工作或給一定的時間保證。


五、質(zhì)量管理體系文件編寫基本程序


1、培訓學習,理解標準2、資料調(diào)研及公司實際情況調(diào)查3、擬訂計劃,分工編寫4、統(tǒng)一匯總,完成草案5、審核草案,試點運行6、跟蹤運行結(jié)果,形成正式文件7、領導批準,正式運行

六、質(zhì)量手冊編寫要求


01

概述





1、封面:包括文件編號、手冊名稱、公司名稱、發(fā)布實施日期等

(請注意所有文件中時間前后一致,至少要有3個月以上的記錄)


2、批準頁:總經(jīng)理簽字發(fā)布,包括質(zhì)量手冊的重要性和各部門實施要求,以及何年何月何日起實施。


3、目錄:各章節(jié)的題目和頁碼。


4、前言:企業(yè)基本情況,如公司名稱(工商登記證的全稱)、地址、規(guī)模、通訊方式、發(fā)展概況、所獲榮譽等。


5、質(zhì)量手冊的管理:說明質(zhì)量手冊是由哪個部門負責編制,誰負責審批、更改、發(fā)放、保管、作廢等如何控制。


6、術(shù)語和縮寫:關于質(zhì)量管理方面的術(shù)語,應采用ISO9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎和術(shù)語》中的定義。


02

正文





1、組織機構(gòu)

先畫組織結(jié)構(gòu)圖,再明確機構(gòu)設置及各部門的職責、職權(quán)。

(一定要與實際相符,實際有多少部門就寫多少個部門,中層以上部門即可)


2、質(zhì)量職能

以職能分工表的形式,將各質(zhì)量管理體系要求分配到各個部門。即每一項質(zhì)量活動確定負責部門和配合部門,明確職責,避免無人負責和相互推諉。


3、質(zhì)量管理體系要求

這是正文中主要的部分。要對所依據(jù)標準的各條要求,就如何進行管理和控制一一予以闡述,手冊中各項內(nèi)容的先后順序盡可能與標準內(nèi)容順序一致,以便對照。編制手冊時必須注意覆蓋標準要求,不能隨意取舍又不加任何說明。


03

補充部分




包括附錄和附加說明。附錄部分在于補充說明正文的內(nèi)容。如組織結(jié)構(gòu)圖、質(zhì)量職能展開表以及質(zhì)量手冊涉及的其他圖表等。附加說明一般包括:質(zhì)量手冊的起草單位、起草人等需要說明的事項。

 

——信息來源:管理與質(zhì)量

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